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【大人のための社会講座】

働き方改革「会議を15分で終わらせる極意5選」

日本の労働生産性は、OECDの先進国でも下から数えた方が早い発展途上国。この低い労働生産性の一因に長時間労働や長時間の会議が挙げられます。一方欧米や外資系企業では「15分会議」が推進されています。本コラムでは会議を15分で終わらせる極意に迫ります。

長時間労働をどうやって是正するか?

企業が取り組まなければならない喫緊の課題「働き方改革」。その中でも待ったなしのテーマが「長時間労働の是正」です。

日本人の労働生産性はOECD(経済協力開発機構)に加盟する35カ国中で20位(2016年調査)となっており(注1)、先進7カ国の中では最下位です。とりわけ日本の長時間労働は顕著で平日に10時間以上働く人は全体の4割を超えるとも言われています。
1つの要因として、労働時間に占める会議の長さがしばしば議論となります。一説では「1日に1時間の会議が3回入ると何もできずに1日が終わる」とも言われます。

一方、労働生産性が高い海外や外資系企業に目を向けてみると「15分会議」という言葉が注目されています。

(注1) 上記データおよび掲載グラフは、公益財団法人 日本生産性本部『労働生産性の国際比較2016年版』より参照、抜粋したものです。 ※URL: http://www.jpc-net.jp/intl_comparison/

そもそも会議の目的とは?

大勢の人が集まる会議が終わった後、「こうすべき」ということは決まったけれど、「あれって誰が担当するんだっけ? いつまでに?」――。こんな会議に思い当たることはないでしょうか? 会議の目的は言うまでも無く、コンセンサスを得つつ「誰が、何を、いつまでに行うか(Who, What, When)」を意思決定すること。これが決まっていないと次のアクションを取ることができません。

さらに重要なことは、この意思決定会議をいかにタイムリーに実施するか。1時間の会議を開催しようとすると、参加メンバーの時間調整、会議室の確保など調整すべき課題が多く、1週間後や10日後などとなってしまうことが往々にして発生します。これを「15分会議」で行えるとなれば、直近で開催できる可能性が飛躍的に高くなるのではないでしょうか?

会議を15分で終わらせる極意5選

【その1】会議の目的とゴールを明確に決めて臨む

会議の参加者に「この会議の目的は何か答えられますか」と聞いてみましょう。明確な答えが出なければそれは会議として機能していないことになります。会議のオーナーは「Who, What, When」が明確になるように事前にアジェンダに明示するなどして会議を開催することが重要です。

【その2】参加者を必要最低限とする

「Who, What, When」の要素を決められる人選が重要です。「船頭多くして船山に上る」ということが無いよう、キーパーソンを厳選しましょう。

【その3】事前に資料を読んできてもらう

会議の場で、文章の読み合わせからスタートしていては時間がいくらあっても足りません。必要最小限の資料を事前配布し、その内容を事前に読んで来てもらうことが重要です。

【その4】機材の動作確認を事前に行う

電話会議を行おうとしたら音が聞こえない。機材の調整に20分かかってしまった――。よく聞く話です。例えば5人の会議で20分をロスすれば、合計で100分のロス。会社に取っては大きな損失です。会議のオーナーは機材の動作確認を事前に行っておくことが重要です。

【その5】集合不要とし、どこからでも参加OKとする

会議室へ移動するだけでも5分や10分の時間はすぐにたってしまいます。そこで15分会議の開催では場所を限定せず、電話会議やWEB会議などを用いてどこからでも参加できるようにします。外出先からも参加できるので無駄な時間を最小限に抑えることが可能です。なお、自席で会議に参加する場合は、「電話会議参加中」などのパネルを自席の机の上に立てて置く工夫も、会議を邪魔されない秘訣です。

WEB会議システムを使うなら

電話会議では資料が見られない――。そんな場合にはWEB会議システムの利用がおすすめです。従来の高価なテレビ会議システムとは異なり、自席のパソコンやタブレット端末、スマホからでも参加可能な優れものです。もし、「どの製品を選んでいいかわからない」というお悩みがあれば、当社ではブラザー社の「OmniJoin(オムニジョイン)」をおすすめしています。初期費用ゼロ円で、コストは年間96,000円からの業界最安値。パワーポイントやPDFなどの資料共有が快適にでき、ビジターへは招待メールのURLをクリックしてもらうだけで会議参加が可能です。

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