交通遺児育英会様が奨学金管理システム導入で業務効率化を実現
〜システムの一元化と紙書類の電子化により、情報の共有化を図る〜

導入の背景

交通遺児育英会様は交通遺児に対する育英事業を行っており、奨学金貸与、奨学生の指導（学生寮の管理・運営などを含む）、奨学金返還、募金の4つの業務を主としています。従来のシステムは奨学生の属性などを管理する情報系システムと、奨学金の返還情報を管理する回収系システムが連携されていませんでした。例えば兄弟の奨学生がいるある家族における貸与残高を集計したい場合、職員は両方のシステムから必要な情報を抽出し、手作業で加工して集計作業を実施するなど、業務負担となっていました。また、奨学金申込書など全ての書類が紙で保管されているため必要な時にすぐに取り出すことができず、効率化が大きな課題でした。そこで、交通遺児育英会様はシステムの一元化と電子化を図るためシステムの刷新を決定。当社の奨学金管理システムの導入実績やカスタマイズが可能である点を評価され、当システムを採用することになりました。

システム化の概要

当社の奨学金管理システムは、奨学金審査・決定、貸付・給付から、卒業後の返還管理、延滞者の督促業務までの一連の業務を一貫して管理するシステムです。各種台帳を電子化して一元管理したり、通知書、払込票などの発行を行います。滞納者の管理が容易に行え、督促状の発行、発送や折衝記録の管理が可能なほか、貸与・返還一覧表などの統計資料により、各種残高管理や業務遂行のエビデンスがシステムで把握できます。
今回のシステム導入により、既存の情報系システムと回収系システムを一元化し、奨学生に関する全ての情報を一元管理することで、課をまたいだ情報共有が実現するほか、ボタン1つで必要な情報を取得することが可能になります。また提出書類や交渉状況などの紙の書類を全て電子化し、ペーパーレス化を実現します。

期待される効果

当システムの導入により、従来の職員の手作業を削減し利便性が向上します。また奨学生に関する全てのデータを一元管理することで、より高度で多様なデータの集積や分析が可能になります。交通遺児育英会様は、大幅な業務効率化を実現することで、交通遺児に対して給付金の導入など、より良い奨学制度を提供していくことを目指しています。

関連製品

• CARS 学務支援シリーズ「奨学金管理システム」

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