自治体向け債権管理ソリューション

催告業務システム

メール

催告業務システムとは

アイティフォーが提供する「催告業務システム」は以下の3つで構成されています。

@ 電話催告システム

未納者との電話履歴をデータベース化。電話を効率的に発信するだけでなく、催告文書作成機能により未納者からの受電対応もシステムで管理が可能。

A e-SMS送信システム

携帯電話のショートメールサービスを活用してテキストメッセージを送信。オンプレミスでセキュアな環境下での運用が可能。

B 訪問業務システム

臨戸訪問業務の効率化を実現したシステムで、タブレットを活用しリアルタイムにサーバーと接続。外出先から情報の閲覧・更新が可能。

@ 電話催告システム

「電話催告システム」とは、収納率向上を目指す自治体様向けに電話による催告業務に特化しパッケージ化したシステムで、CARSシリーズ製品の1つです。一連の徴収業務を迅速かつ的確に進めるための施策として非常に有効です。電話での催告業務を行うにあたり、過去の電話交渉経緯をデータベース化。電話がつながりやすい時間帯や電話先を表示し、クリック1 つで電話をかけることが可能です。
また、電話催告システムは未納者に電話を発信するだけではなく、未納者からの電話(返電)を受ける業務もシステムで管理できます。一般的に返電した未納者は通常の未納者よりも納付率が高いため、返電率を挙げることで効率を最大限に高めることができ収納率の向上を実現します。

昨今、総務省が地方税の徴収業務に民間業者参入を推進したことを受け、催告業務において高いノウハウを持つ民間業者を活用して税の収納率アップを図る動きが強まっています。


電話催告システムを活用した2つの催告方法

システムからの電話発信(架電)による催告方法

電話催告システムで抽出した未納者リストに対して、電話を発信します。つながりやすい時間帯などを抽出し効率的なリストを抽出することで効率的な徴収業務が可能です。

未納者からの受電による催告方法

付属の文書作成機能で作成した催告文書を事前に未納者に送付して返電を促します。担当者は、未納者からの返電が合った場合、その受電内容をシステムに登録します。この方法では受電した未納者とは確実に会話できるほか、返電した未納者は通常の未納者よりも納付率が高い傾向にあることから、効果的・効率的な徴収業務が可能となります。


電話催告システムの導入メリット

簡易な架電操作による効率アップ

ダイヤリング機能、架電先設定機能、再コール機能など、架電操作を簡易にするための機能が充実しており、効率的、効果的な架電を実現します。

容易な架電結果入力

入力補完機能により、「交渉記録」「再コール予約」「納付約束」「コメント・備考入力」「メッセージ送信」など、さまざまな結果を容易に入力でき、業務負担を軽減します。

滞納者の見える化

滞納者の状況を見える化することで、滞納者の人数や、それぞれの滞納者の状況が一目で分かります。それにより、的確な進行管理が可能になります。

架電効果の分析

システムで使用したデータはCSV データにすることが可能です。必要なデータを任意に抽出していただけます。

特定健診の勧奨業務

特定健診の勧奨業務をサポートしています。勧奨業務を行った記録(交渉記録、備考情報など)は勧奨業務用に管理され、納税催告とは別管理になっています。

充実のセキュリティ対策

「アクセス権限」などの機能により安全性、信頼性向上を図ります。


電話催告システムの主な機能

任意条件抽出

時間帯に応じて電話をかける相手を選んだり、滞納額や滞納期間を絞り込むなど、滞納者を任意の条件で抽出することが可能です。

基本画面

当システムは、基本画面を中心に画面展開します。
滞納者情報/滞納情報/世帯情報/交渉記録を効率的に確認することができます。また、タブ情報の切替により、『税目詳細、収納履歴、約束履行、発送管理』などの各種情報を1画面で確認することができます。

簡単入力

電話で話しながら、プルダウンメニューから交渉記録などを簡単に入力できます。

業務ワークフロー画面

「業務ワークフロー」により、作業の進捗状況を把握し、的確な指示ができるため、事務の効率化につながります。「未交渉」「未約束」「納付約束」「約束不履行」のステータスごとに対象者件数および金額を管理することができます。

文書作成機能

催告書や納付書の作成が可能です。

管理帳票出力

各種「管理帳票出力」により、統計情報の分析が可能です。コンタクトの頻度など、業務の有効性を判断することができます。
帳票一覧へ>>

コンプライアンス対応

個人情報保護を考慮した操作ログなど、管理者機能を強化しています。またパスワード管理などにより、 セキュリティも強化。安全性・信頼性向上のための対策を行っています。

・アクセス権限
担当者、グループ単位で「権限レベル」を登録可能です。権限レベルにより、システム利用制限の設定を行うことができます。
・アクセスログ
アクセスログは、「日時」、「担当者」、「操作内容」、「対象者」の履歴を取得、保管しています。

各種アンケート案内業務サポート/特定健診の勧奨業務サポート

電話催告に関する機能のほかに、各種アンケートの案内業務を標準機能としています。アンケート結果データは「PC データ出力」機能で一括抽出することができ、結果集計を容易に行うことができます。また、各種アンケートの案内業務同様、特定健診の勧奨業務をサポートしています。勧奨業務を行った記録(交渉記録、備考情報 など)は勧奨業務用に管理され、納税催告とは別管理になっています。


電話催告システムの出力帳票一覧

  • 架電状況表(曜日別・日別・時間帯別)出力画面
  • 架電状況表(地区別)出力画面
  • 文書効果状況表出力画面
  • 収納効果状況出力画面
  • 月別/年度別調定収納一覧表出力画面
  • PCデータ出力画面
  • 固定帳票のほかにも、PC データ出力によって任意の条件に基づいた汎用的な帳票データ出力も可能です。
  • 蓄積したデータを基に、分析資料などの非定型帳票の作成に利用できるExcel / CSV データの抽出を行うことができます。

A e-SMS送信システム

「e-SMS送信システム」とは、携帯電話のショートメールサービスを活用したシステムであり、メールアドレスがわからなくても携帯電話番号さえわかればテキストのメッセージ送信が可能です。「e-SMS送信システム」はオンプレミスでご提供するため自社環境から外部に顧客情報がでることがなくセキュリティー上も安心。既に金融機関での活用が広まっています。

※「e-SMS送信システム」は、平成29年(2017年)9月8日に特許を取得済みです(特許番号:第6202877号)。

B 訪問業務システム

「訪問業務システム」とは、オンラインで接続されたタブレット端末を活用することで臨戸徴収業務の効率化をサポートます。訪問業務中も、外出先からリアルタイムで未納者情報を閲覧・更新が可能となるため庁舎に戻って報告書作成作業を実施するという作業負荷が軽減できるなど、訪問員の働き方改革にも貢献します。CARSシリーズ製品の1つです。

訪問業務システムはCARSシリーズの1つです

訪問業務システムの特長

  1. 庁舎サーバーとリアルタイム接続で、外出先からも情報の閲覧・更新が可能
  2. 訪問準備や報告書作成の時間が削減され業務効率化を実現
  3. 紙の持ち出しが不要となりセキュリティー強化を実現
  4. 納付書、不在連絡票、領収書など外出先でも出力が可能
  5. Google Mapとの連携機能で、訪問先を視覚的に表示(図参照)
  6. GPS機能により訪問員の業務管理が可能(図参照)
訪問システムはGoogle Mapと連携し訪問先リストを表示

その他、滞納管理システムならより効果的に徴収率が向上します

こんな自治体様は…

より効果的に 徴収率を向上させたい

将来的に 公債権、私債権の 一元管理を目指している

滞納者の状況に応じた 効率の良い管理を行いたい